No mundo do Excel, frequentemente nos deparamos com ideias que, à primeira vista, parecem incríveis e revolucionárias (vejo muito isso no TikTok, rs). Elas prometem facilitar a nossa vida e economizar tempo. No entanto, quando colocadas em prática, muitas dessas soluções acabam sendo pouco eficientes, difíceis de implementar ou simplesmente inviáveis. Hoje, vou compartilhar cinco exemplos de ideias que são legais na teoria, mas que deixam a desejar na execução.

1. Usar apenas macros para automatizar tudo

A ideia de automatizar todas as tarefas com macros é sedutora. Afinal, quem não gostaria de apertar um botão e ver tudo acontecer automaticamente? Apesar de ser tecnicamente possível, a prática é bem diferente.

Por que não funciona bem?

• Manutenção complicada: Quando as planilhas mudam ou os dados são reorganizados, as macros podem quebrar, exigindo manutenção constante. Quando criamos a aplicação para nós mesmos, sabemos o que podemos ou não alterar. No entanto, ao criá-la para outras pessoas (como colegas de trabalho ou outros setores), as coisas se complicam. Geralmente, quem não domina bem a ferramenta ou não segue as instruções pode desconfigurar as macros rapidamente — apagando elementos importantes, alterando nomes de guias, entre outros.
• Dependência de conhecimentos específicos: Nem todos os usuários têm conhecimento em VBA (Visual Basic for Applications), o que pode criar um gargalo na resolução de problemas. Muitas vezes, gasta-se mais tempo corrigindo erros do que criando ou inserindo os dados da planilha.
• Erros difíceis de corrigir: Um pequeno erro em uma macro pode causar grandes problemas, e identificar sua origem pode ser um verdadeiro desafio. Infelizmente, o editor de códigos VBA não é muito eficiente para localizar e tratar erros. Por padrão, o Excel interrompe a execução do código ao encontrar um erro, o que pode levar a travamentos ou perda de dados.

Embora macros sejam ferramentas poderosas, confiar nelas para tudo pode acabar se tornando mais um problema do que uma solução. Recomenda-se testar a fundo suas aplicações, prever ações inesperadas dos usuários e implementar tratamentos de erro adequados.

2. Criar planilhas com excesso de informações ou decorações

Planilhas e dashboards visualmente impressionantes costumam chamar atenção e impressionar os clientes ou a equipe. Mas, na tentativa de impressionar, é comum adicionar gráficos excessivos, muitas informações desorganizadas, cores vibrantes e elementos decorativos.

Por que não funciona bem?

• Poluição visual: Muitas informações e elementos gráficos podem confundir o usuário e dificultar a compreensão dos dados. Às vezes, as pessoas concentram todas as informações em uma única aba, criando um verdadeiro embaralhamento.
• Dificuldade em atualizar: Planilhas e dashboards carregados com gráficos complexos demandam mais tempo e cuidado para atualização.
• Foco perdido: O objetivo principal de um dashboard é comunicar informações importantes de forma clara e rápida. Excesso de elementos decorativos desvia a atenção do que realmente importa.
• Cores que não agradam: Muitos usam a paleta padrão do Excel ou cores vibrantes demais. Isso pode comprometer a legibilidade, especialmente em impressoras preto e branco. Imagine enviar um relatório com tons escuros que se tornam incompreensíveis ao serem impressos.

Uma planilha ou dashboard eficaz é simples, direto e focado no essencial. Utilize cores neutras e organize as informações por temas em guias diferentes. Uma dica é usar as cores do logotipo da empresa para criar identidade visual.

3. Criar uma planilha “perfeita” que resolve tudo

Quem nunca sonhou em criar “a planilha definitiva”? Aquela que resolve todos os problemas da empresa ou organiza todas as informações de forma impecável. Apesar de ser uma ideia legal, tentar colocá-la em prática raramente funciona.

Por que não funciona bem?

• Complexidade excessiva: Planilhas muito completas e cheias de funcionalidades podem se tornar difíceis de entender e usar, especialmente para novos usuários.
• Falta de flexibilidade: Processos mudam, e uma planilha superestruturada pode não acompanhar as necessidades futuras.
• Tempo investido: Criar uma planilha “perfeita” demanda muito tempo e energia, que poderiam ser melhor empregados em soluções mais práticas e ajustáveis.

Em vez de buscar a perfeição, foque em soluções simples, funcionais e adaptáveis.

4. Lista de atividades com caixa de seleção

É comum ver tutoriais no TikTok ou YouTube ensinando a criar listas de tarefas com checkboxes (caixas de seleção). Embora pareçam práticas, essas listas podem consumir mais tempo na configuração do que na execução das ações.

Por que não funciona bem?

• Compatibilidade: Embora amplamente suportadas no Excel desktop, caixas de seleção nem sempre funcionam bem em versões mobile ou web. Isso pode desconfigurar a planilha.
• Inserção de novos itens: Em planos de ação extensos ou dinâmicos, configurar caixas de seleção para cada nova ação pode ser inviável, especialmente para usuários menos experientes.

Use checkboxes com moderação. Para listas mais dinâmicas, considere usar validações de dados do tipo lista. Essa solução é mais compatível e fácil de implementar.

5. Tabelas dinâmicas

Calma! Sou um defensor das tabelas dinâmicas, mas em situações onde elas realmente sejam necessárias, como a manipulação e visualização de muitos dados de forma prática e rápida.

Onde não funcionam bem?

• Base de dados desorganizada: Para funcionar bem, as tabelas dinâmicas precisam de dados minimamente tratados e organizados. Relatórios gerados por sistemas podem demandar muito trabalho de preparação antes de serem usados.
• Uso de referências: Referenciar dados de uma tabela dinâmica pode causar erros quando ela é alterada. Como o nome sugere, tabelas dinâmicas são projetadas para serem manipuladas, o que compromete a confiabilidade de referências fixas.

Recomenda-se usar tabelas dinâmicas quando há necessidade de manipular grandes volumes de dados de forma rápida. Para relatórios fixos, prefira criar tabelas estáticas com boa formatação e cabeçalhos definidos.

Conclusão

No mundo do Excel, menos é mais. As ideias mais simples geralmente são as que funcionam melhor na prática. Antes de se aventurar em projetos mirabolantes, avalie os custos e benefícios de cada solução. Uma solução bem-feita não é aquela que impressiona na teoria, mas sim aquela que funciona no dia a dia. Lembre-se: simplicidade e eficiência são as chaves para o sucesso.

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